Depuis 2013, le SCD centralise le référencement-dépôt de la production scientifique de la plupart des unités affiliées à l’université. Ces opérations sont assurées de façon régulière au moyen de différents outils connectés aux webservices de HAL.
"Merci de fournir un travail herculéen pour nous permettre de diffuser nos manuscrits en dehors des paywalls des journaux" - M.P. directeur de recherche à l'Irset UMRS Inserm 1085
"Merci de nous faire gagner un temps précieux." F.M., professeur au CREM UMR CNRS 6211
"Merci pour votre veille super efficace. Article paru hier !" C.P. Directeur de Recherche à l'ISCR UMR CNRS 6226
"Je ne savais pas que c'était possible mais je trouve que cette démarche est logique et géniale ! " C.B. Université de Poitiers
"C'est parfait car c'est toujours un souci pour nous de penser à rajouter nos publis dans HAL (...) Je suis surpris de votre réactivité car on avait tout juste déposé les proofs quand vous m'avez contacté. " C.M. Professeur à l'IETR UMR CNRS 6164
"Merci pour cette initiative qui profitera à la science ouverte !" G.C. chercheur à l'Irset UMRS Inserm 1085
Référencement bibliographique de la production des unités
Il est assuré une fois par mois par le SCD, à partir de différentes sources bibliographiques qui, additionnées, permettent un référencement quasi exhaustif de la production. Les notices sont ajoutées par lots dans HAL-Rennes 1 sous forme bibliographique uniquement (métadonnées), le texte intégral étant ajouté dans un second temps.
A noter que ces procédures ne concernent que les publications, pas les pré-publications ou pre-prints.
L’application locale OverHAL est utilisée pour convertir les données tableur des bases bibliographiques en fichiers TEI-XML compatibles avec HAL. Ces fichiers sont analysés et complétés dans l’application locale Zip2HAL, puis importés massivement dans HAL-Rennes 1.
Le plus gros du travail consiste à vérifier et à compléter les affiliations auteur, plus ou moins fiables selon les sources, d’où l’importance cruciale de bien respecter la charte des signature commune de l’Université de Rennes.
Ajout du manuscrit auteur en texte intégral
En parallèle, une fois par semaine, le SCD procède à une veille sur les plateformes éditeurs pour repérer les nouvelles publications « in press » et contacter les auteurs correspondants afin, soit de récupérer auprès d’eux le manuscrit auteur accepté pour publication, soit obtenir leur accord pour déposer ce manuscrit s’il a été possible de le récupérer sur le site de l’éditeur.
Les références des publications sont enregistrées dans Zotero, puis remontées dans OverHAL pour un envoi automatique de messages personnalisés aux auteurs correspondants. Cette procédure est souvent l’occasion d’un échange fructueux avec les auteurs et permet d’éclairer avec eux certains points : droits de diffusion dans HAL, type de manuscrit autorisé, procédures pour récupérer le manuscrit auprès de l’éditeur, etc.
Les manuscrits sont ajoutés aux références dès que celles-ci sont déposées dans HAL, au moyen d'un tableau de suivi interne interrogé par CrossHAL.
Chaque année, c’est ainsi plus de 700 manuscrits qui sont collectés et déposés dans HAL par cette procédure.
Contrôle « qualité » et complétion des dépôts HAL
L’application CrossHAL est utilisée à postériori sur les dépôts HAL pour :
- corriger ou compléter automatiquement les métadonnées (année de publication, volume/pagination, financements, ANR, etc.) ;
- compléter les identifiants idHAL manquants ;
- ajouter le PDF éditeur si la publication est sous licence ouverte Creative Commons (CC-BY),
- détecter et retirer les références qui ne sont pas de l'unité (déposées par des tiers).
